Política de tratamiento de datos

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales que realiza 20s Agencia S.A.S (el “responsable”), de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, por medio de los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

1. Información del responsable

Razón social: 20s Agencia S.A.S
NIT: 901.207.879-5
Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
Dirección: Cl. 49 Sur # 45A-300, S48 Tower, Envigado, Antioquia
Correo: hola@20sagencia.com
Celular: 304 499 8130

2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la naturaleza de los datos y de las finalidades establecidas en esta Política.

2.1. Tratamiento de datos de naturaleza pública y privada

20s Agencia S.A.S accede a datos de sus clientes y colaboradores tales como sus nombres, número de cédula, correos electrónicos, teléfonos fijos y celulares, entre otros. Estos datos son recolectados con las siguientes finalidades:

Finalidades para el tratamiento de datos de usuarios

Envío de información comercial de 20s Agencia S.A.S.
Comunicaciones relacionadas con el servicio que presta 20s Agencia S.A.S.

Finalidades para el tratamiento de datos de candidatos

Análisis de la información de un candidato con el fin de iniciar un proceso de vinculación, y contactarlo para manifestar el interés que existe en iniciarlo.
Verificar la veracidad y autenticidad de la información suministrada en su hoja de vida con las entidades en las que ha adelantado sus estudios y desempeñado cargos.
Iniciar el estudio de condiciones de vivienda y seguridad para determinar el ingreso a 20s Agencia S.A.S como empleado.
Enviar sus datos a aliados y clientes de 20s Agencia S.A.S que estén interesados en contactar personas con su perfil, para explorar una posible contratación laboral.

Finalidades para el tratamiento de datos de clientes

Cumplimiento de obligaciones comerciales en el marco de relaciones contractuales.
Procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los productos y servicios adquiridos por los clientes, así como elaborar la facturación correspondiente.
Envío de publicidad sobre productos y servicios de 20s Agencia S.A.S.
Ofrecimiento de productos de las distintas líneas comerciales de 20s Agencia S.A.S.
Comunicar descuentos, promociones y nuevos lanzamientos de productos.
Realizar análisis y perfilamientos de los clientes que permitan definir los servicios que presta 20s Agencia S.A.S.
Comunicar la realización de actividades y eventos organizados por 20s Agencia S.A.S.
Realizar investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes.
Diseñar y ofrecer programas de lealtad y beneficio para los clientes.
Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad de los productos y servicios prestados.

Finalidades para el tratamiento de datos de empleados

Dar cumplimiento a las obligaciones laborales del empleador establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo y el Reglamento Interno de Trabajo: afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, afiliación a la Caja de Compensación y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas, emisión de certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales, y suministro de información a una entidad o autoridad nacional que requiera datos personales conforme a las normas vigentes.
Realizar los pagos necesarios en la cuenta bancaria que señale el trabajador o entidades expresamente indicadas por él.
Contratar seguros de vida y gastos médicos, o cualquier otra prestación que derive de la relación laboral.
Notificar a familiares en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo de este.
Mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, conforme a las normas del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, y conservar los documentos indicados en el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015.
Informar instrucciones con ocasión del contrato de trabajo.
Evaluar el desempeño laboral del trabajador.
Recolectar información y evidencia con el fin de realizar procesos disciplinarios laborales, de ser el caso.
Almacenar los datos personales en el sistema informático interno del empleador.
Circular y consultar los datos entre las personas especificadas en esta sección, exclusivamente para los fines aquí previstos.
Usar la información para procedimientos y documentos relacionados con la relación laboral.

Finalidades para el tratamiento de datos de medios de comunicación

Envío de información relacionada con cierres o transacciones importantes para la realización de notas.
Envío de información relacionada con eventos, premios y actividades de la firma.
Envío de invitaciones para realizar cubrimientos a eventos, cocteles, conferencias y actividades sociales o académicas de la firma.
Comunicar actividades de las cuales puedan extraer material para publicar entrevistas o columnas de opinión.

Finalidades para el tratamiento de datos de proveedores

Organización del registro de información de proveedores para el envío de órdenes de compra.
Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores, con cualquier información de la que 20s Agencia S.A.S legítimamente disponga y listas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos.
Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los proveedores y contratistas con 20s Agencia S.A.S.
Elaboración de reportes sobre desempeño y cumplimiento por parte de los proveedores.

2.2. Tratamiento de datos sensibles

20s Agencia S.A.S podrá acceder y hacer uso de datos sensibles de sus empleados tales como videos, fotografías y huellas dactilares. Así mismo, obtiene información sobre el estado de salud de sus empleados en cumplimiento de obligaciones legales sobre salud ocupacional. Para estos efectos dará aplicación a las disposiciones legales sobre tratamiento de datos sensibles, incluyendo las siguientes:

Obtener autorización explícita del titular para el tratamiento, informando el carácter facultativo de la misma y los datos que se consideran sensibles. Esta autorización será implementada en toda recolección de datos sensibles, salvo en los casos en los que no se requiere autorización por disposición legal.
Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
Cuando el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

2.2.1. Datos relativos al estado de salud e historia clínica ocupacional

Verificar si el solicitante cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo para el cual está aplicando o fue contratado.
Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante la prestación de servicios en las instalaciones de 20s Agencia S.A.S.
Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo e implementar el SG-SST y cualquier otro programa, sistema o plan que busque proteger la salud del trabajador y las personas en el lugar de trabajo.

2.2.2. Datos biométricos de trabajadores

Identificar al personal que acceda a las instalaciones de 20s Agencia S.A.S.
Dar acceso a las instalaciones de 20s Agencia S.A.S.
Verificar la permanencia del trabajador en las instalaciones.
Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios ante el Sistema de Seguridad Social.
Proporcionar la seguridad respectiva en las capacitaciones y actividades que realiza 20s Agencia S.A.S a sus trabajadores.
Publicitar y difundir la participación de trabajadores de 20s Agencia S.A.S en distintas actividades, congresos y eventos de tipo social.

2.3. Video vigilancia

20s Agencia S.A.S utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes lugares de sus instalaciones u oficinas. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones, y puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier autoridad u organización. 20s Agencia S.A.S implementará autorizaciones para la obtención de esta información que cumplan con las normas que regulan el acceso a datos sensibles.

2.4. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

20s Agencia S.A.S podrá tratar datos de los hijos de candidatos o empleados que sean menores de 18 años. Esta información es recolectada con la autorización de los padres o de las personas facultadas legalmente para ello, bajo los requisitos señalados en la regulación de protección de datos. Las finalidades de esta recolección son:

Identificación de los hijos de un candidato en las visitas y entrevistas que se realicen en su domicilio.
Cumplimiento de las obligaciones legales que se deriven de la relación laboral, tales como los trámites necesarios para la inscripción de beneficiarios ante las autoridades.
Comunicar a los empleados las actividades de bienestar que 20s Agencia S.A.S ha organizado para sus hijos.
Comunicar a los trabajadores el nacimiento de los hijos de funcionarios de 20s Agencia S.A.S.

3. Transferencias y transmisiones de datos personales

20s Agencia S.A.S transfiere datos de sus clientes y colaboradores a aliados internacionales en cualquier país donde tenga operación, dentro del desarrollo de sus negocios, asesoría legal y el desarrollo de las finalidades señaladas en la sección 2.1 de esta Política.

Así mismo, realiza transmisiones de datos personales de sus clientes y colaboradores debido a que varios de los prestadores de servicios contratados se encuentran fuera del país, y cuenta con servicios en la nube para el almacenamiento de esta información cuyos servidores están localizados fuera de Colombia. 20s Agencia S.A.S ha implementado las autorizaciones y contratos de transmisión necesarios para dicho fin.

4. Derechos que le asisten como titular de los datos

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25), el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a 20s Agencia S.A.S, en su calidad de responsable del tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a 20s Agencia S.A.S, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4 del artículo 2.2.2.25.2.7 del Decreto 1074 de 2015.
Ser informado por 20s Agencia S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante 20s Agencia S.A.S.
Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

5. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

20s Agencia S.A.S será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos y quejas, o para el ejercicio de los derechos del titular de la información personal.

6. Procedimiento para ejercer los derechos del titular

6.1. Procedimiento de acceso y consulta

El titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de 20s Agencia S.A.S. Para ello deberán comunicar la correspondiente petición al correo hola@20sagencia.com, comunicarse al (57) 350 236 9215, o formular la petición por escrito y radicarla en la Cl. 49 Sur # 45A-300, S48 Tower, Of. 908, de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 1:00 p. m. o de 2:00 p. m. a 5:00 p. m., en la ciudad de Medellín.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del titular, será necesario establecer previamente su identificación. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2. Procedimiento para actualizar, corregir o suprimir datos, revocar la autorización o presentar reclamos

El titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos de 20s Agencia S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo que será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

El reclamo se formulará mediante solicitud enviada al correo hola@20sagencia.com o radicando una comunicación por escrito de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 1:00 p. m. o de 2:00 p. m. a 5:00 p. m., en la Cl. 49 Sur # 45A-300, S48 Tower, Of. 908, en Medellín.
Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del titular, será necesario establecer previamente su identificación.
La solicitud debe contener: la identificación del titular; sus datos de contacto; los documentos que acrediten su identidad o la representación de su representante; la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales busca ejercer alguno de los derechos; la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; los documentos que se quieran hacer valer; firma, número de identificación y huella; y radicación en original.
Si el reclamo resulta incompleto, 20s Agencia S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si el área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7. Supresión de datos

El titular tiene derecho a solicitar a 20s Agencia S.A.S la supresión de sus datos personales, en especial cuando considere que no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstos en la Ley 1581 de 2012; cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados; o cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de esos fines.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por 20s Agencia S.A.S. El derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar su ejercicio cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; cuando la eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas; o cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por él.

8. Revocatoria de la autorización

El titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

9. Seguridad de la información

En desarrollo del principio de seguridad, 20s Agencia S.A.S ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los titulares e impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus titulares, y 20s Agencia S.A.S no permitirá el acceso por parte de terceros, a excepción de un pedido expreso del titular o de personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.

10. Vigencia de la política

20s Agencia S.A.S cuenta con una Política de Tratamiento desde el año 2018. Cualquier cambio sustancial en esta política será dado a conocer mediante un anuncio en la página web www.20sagencia.com.

El término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía, salvo aquellos casos en los que la ley disponga un término distinto.